AIが有給休暇「年5日」の期限を年度で数える2026｜7月入社なら期限は12月31日、3か月のずれで義務違反にしないための5つの手順

「年5日の有給休暇の取得義務は、4月から翌年3月までの年度で数えればいいですよね」。AIにこう確認すると、「はい、年度内に5日取得させれば問題ありません」と答えることがあります。しかし、法律が定める「1年」は会社の年度ではありません。有給休暇を10日以上付与した日（基準日）から1年以内です。

入社日が社員ごとに違う会社では、期限も社員ごとに違います。AIが年度で一律に数えると、期限を過ぎてから気づくことになります。この記事では、AIが取り違える3つのポイントと、正しく管理させる5つの手順を説明します。

年5日の取得義務の基本

2019年4月から、年10日以上の有給休暇が付与される労働者について、会社は年5日を確実に取得させる義務を負っています。労働者が自分で5日取得しない場合は、会社が時季を指定して取得させます。

違反した場合は、30万円以下の罰金の対象になります。厚生労働省の解説では、対象となる労働者1人につき1罪として扱うとされています。人数が多いほど、影響も大きくなります。

項目	正しい扱い	AIがしがちな誤り
「1年」の起算日	10日以上付与した基準日から1年	会社の年度や暦年で一律に数える
5日に数えてよい休暇	本人が取得した日、計画年休、会社の時季指定、半日単位	時間単位の年休や会社独自の特別休暇も数える
対象者	付与日数が10日以上の人（パートも含む）	正社員だけが対象と扱う

計算例：7月1日入社の社員の場合

2025年7月1日に入社した正社員で考えます。6か月継続勤務し、出勤率が8割以上なら、2026年1月1日に10日の有給休暇が付与されます。

• 基準日：2026年1月1日
• 5日を取得させる期限：2026年12月31日
• AIが年度（4月〜3月）で数えた場合の期限：2027年3月31日

AIの答えに従うと、期限を3か月過ぎてから慌てることになります。10月や11月に「まだ3日しか取っていない」と気づけば、残り2日を会社が指定できます。年度末まで待つと、その機会を失います。

同じ会社に4月入社と7月入社と10月入社の社員がいれば、期限は3通りに分かれます。「全員を年度で管理する」という前提そのものが、ずれの原因です。

AIが取り違える3つの理由

1. 「年5日」を会社の年度と読む

多くの会社は、予算や人事評価を4月始まりの年度で管理しています。AIは「年」という言葉を、ふだんの業務で使う年度に当てはめがちです。法律上の起算日は、あくまで社員ごとの基準日です。

2. 数えてよい休暇の範囲を広げる

時間単位で取得した有給休暇は、5日の中に数えられません。会社が独自に設けた特別休暇（夏季休暇など）も、年次有給休暇とは別の休暇なので数えません。一方、半日単位の取得は0.5日として数えられます。AIは「休んだ日」をまとめて足し上げてしまうことがあります。

3. パートタイマーを対象外と考える

週の所定労働日数が少ない人は、日数を減らした「比例付与」になります。それでも付与日数が10日以上なら、年5日の義務の対象です。たとえば週4日勤務の人は、勤続3年6か月で10日が付与されます。AIは「パートは対象外」と一律に答えることがあります。

AIに正しく管理させる5つの手順

手順1：義務の定義を指示に貼る

「年10日以上付与した労働者には、基準日から1年以内に5日を取得させる。1年は会社の年度ではない」と明記して渡します。前提を最初に固定すると、年度で数える推測を防げます。

手順2：社員ごとの基準日と付与日数を渡す

社員番号、入社日、直近の基準日、付与日数を表にして渡します。期限はAIに推測させず、基準日から計算させます。パートタイマーも、週の所定労働日数と勤続年数を含めて渡します。

手順3：数える休暇の種類を指定する

「全日と半日単位の年休、計画年休は数える。時間単位の年休と特別休暇は数えない」と表で指定します。勤怠データの休暇区分をそのまま渡し、区分ごとに集計させると誤りに気づけます。

手順4：期限の3か月前に残日数を出させる

毎月、「期限まで3か月以内で、取得が5日未満の社員」を一覧にさせます。社員名、期限、取得済み日数、不足日数を列にします。この一覧が、会社が時季を指定する判断材料になります。

手順5：時季指定の前に本人の意見を聞く

会社が時季を指定するときは、あらかじめ本人の意見を聞き、できる限り希望に沿うよう努めることが求められています。AIには指定日の案まで作らせ、確定は本人の意見を聞いたあとに行います。

点検用チェックリスト

• 社員ごとに基準日と5日の期限が記録されているか
• 年度ではなく、基準日から1年で期限を計算しているか
• 時間単位の年休や特別休暇を、5日に数えていないか
• 付与日数が10日以上のパートタイマーも対象にしているか
• 期限の3か月前に、不足者の一覧を確認しているか
• 年次有給休暇管理簿を作成し、保存しているか
• 会社が時季指定をする場合、そのことを就業規則に定めているか

勤怠システムとの役割分担

多くの勤怠管理システムには、社員ごとの基準日から取得状況を追う機能があります。まずは、その設定が「基準日から1年」になっているかを確認してください。

ChatGPTやClaudeなどの対話型AIは、勤怠データの集計や、不足者への案内文の下書きに向いています。使う場合は、義務の定義、社員ごとの基準日、数える休暇の種類を必ず渡してください。最終的な判断は、勤怠システムの記録と照合して行います。

まとめ

年5日の取得義務は、会社の年度ではなく、10日以上付与した基準日から1年で数えます。AIは「年」という言葉から、年度で一律に管理できると答えがちです。

防ぐ手順は、定義を指示に貼る、社員ごとの基準日を渡す、数える休暇の種類を指定する、期限の3か月前に残日数を出させる、時季指定の前に本人の意見を聞く、の5つです。

なお、入社時に前倒しで付与する会社や、基準日を統一している会社では、期限の数え方に特例があります。迷う場合は、社会保険労務士や管轄の労働基準監督署に確認してください。